بررسی تأثیر جو سازمانی، ساختار سازمانی و سرمایه انسانی بر کسب و کار الکترونیک

رفتار-سازمانی
12 سپتامبر 2022

یک نظام اطلاعاتی، منابع ارزشمندی را برای هر شرکتی بوجود می‌آورد که می‌تواند عملیات‌های شرکت‌ها را تسریع بخشد، از فرایند پردازش حمایت کند، و کنترل شرکت‌ها را افزایش دهد. همچنین در راستای همین اهداف، نظام‌های اطلاعاتی می‌تواند باعث شود تا شرکت‌ها به سمت نتایج مطلوب از قبیل کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، بهبود کیفیت و افزایش ارزش بازار به راحتی حرکت کنند. سیستم‌های اطلاعاتی در سطح سازمانی تاثیرات مهمی بر روی بهبود عوامل اقتصادی و رقابتی بر جای می‌گذارند.

 علاوه بر این نظریه منابع باعث تسهیل بررسی تاثیرات منابع در درون سازمان می‌شود. محققان استدلال می‌کنند که نیاز شدیدی به منابع تکمیلی IT (نه ضرورتا مرتبط با IT) به منظور افزایش تاثیرات منابع IT و بهبود وضعیت سازمان وجود دارد.

ادبیات پژوهش در این زمینه نشان می‌دهد که دو منبع سرمایه انسانی و ویژگی های سازمانی می‌تواند تاثیرات معنی داری بر ارزش کسب و کار IT داشته باشد.

سرمایه انسانی مجموعه‌ای از مهارت‌ها، تخصص‌ها و دانش کارکنان در درون یک سازمان است که کارکنان را قادر می‌سازد تا از سیستم اطلاعاتی سازمان خود به منظور استفاده از شیوه‌های کارامدتر و حمایت از عملیات کاری بهتر استفاده کنند. دانش، تخصص و مهارتی که کارکنان از طریق تعامل با نظام اطلاعاتی به دست می‌آورند ، نوعی آگاهی انتقادی‌تر و عمیق‌تر از کارکرد سیستم و سازمان فراهم می‌کند و این امر می‌تواند باعث شود تا کارکنان به نتایج و بروندادهای بهتری دست پیدا کنند.

علیرغم اهمیت منابع و سرمایه‌های انسانی، این نوع سرمایه‌ها ارتباط وسیعی با ویژگی‌های ساختاری درون سازمان‌ها دارد. ویژگی‌های ساختاری یک سازمان می‌توانند عوامل مهمی در تعیین عملکرد و بهره‌وری نظام‌های اطلاعاتی باشند که مورد خریداری قرار گرفته و توسعه می‌یابد تا مشکلات سازمان را حل کند به همین دلیل سیستم‌های اطلاعاتی می‌توانند برخی از این ویژگی‌های موجود در سازمان را تغییر دهند .البته به نظر نمی‌رسد که تاثیرات IT بر روی بهره‌وری به شکل مستقیم باشد، بلکه IT بین ویژگی‌های سازمانی و عملکرد سازمان نوعی وساطت و تعامل را بر عهده دارد.

کسب و کار الکترونیکی

کسب و کار الکترونیکی را می‌توان ، کسب مشتری و بازرگانان برای مبادلات تجاری از طریق خودکار کردن تراکنش‌ها، تبادلات، ارتباطات و تعاملات از طریق تکنولوژی‌های ارتباطی و کامپیوتری در جهت اهداف اقتصادی که شامل سیستم‌های بین سازمانی، همچون تلفن، اینترنت، ایمیل یا شبکه های کامپیوتری داخلی در جهت پشتیبانی معالات آنی تجاری می‌باشد، تعریف نمود که هدف اصلی خود را خودکار سازی تراکنش‌های کسب و کار و جریان کار معرفی می‌نمایند.

کسب و کار الکترونیک مفهومی گسترده است که شامل تمامی جنبه‌های استفاده از فناوری اطلاعات در کسب و کار است و تنها در برگیرنده خرید و فروش نیست بلکه شامل ایجاد انسجام و یکپارچگی در کل فرایندهای کسب و کار و ارتباطات در داخل و خارج از سازمان می‌باشد.

ولی مهم‌ترین مزایای کسب و کارهای الکترونیک برای شرکت‌ها را می‌توان گسترش بازار، کاهش هزینه‌های پردازش، توزیع، ذخیره و بازیابی کاغذی، کاهش زمان و هزینه در زنجیره تأمین، سفارشی، ایجاد مزیت رقابتی، کاهش زمان بین سرمایه‌گذاری و تولید همچون مزایای تراکنشی (کارایی در ارتباطات، روانی فرآیندهای کسب و کار و توسعه سیستم ها)، مزایای اطلاعاتی(افزایش کیفیت اطلاعات، انعطاف‌پذیری اطلاعات و دسترسی آنی و سریع به اطلاعات) و مزایای استراتژیک (پاسخگویی سریع به تقاضاها و تغییرات و ایجاد روابط مستحکم با مشتری در کسب مزیت رقابتی) را نیز برشمرد.

جو سازمانی

امروزه جو سازمانی یکی از مفاهیم بسیار مهم در زمینه مدیریت است که به عناوین و طرق مختلف در منابع مربوط به رفتار سازمانی  به آن اشاره می‌شود و تشریح آن به لحاظ اینکه ارتباط نزدیکی با بعضی دیگر از عوامل موثر در اثربخشی سازمانی از قبیل فرهنگ سازمانی، روحیه، انگیزش کارکنان و همچنین اثربخشی رفتاری مدیر دارد بسیار مهم است. مفهوم جوسازمانی بر این واقعیت دلالت دارد که رفتار انسان در سازمان فقط بر اثر تعامل با رویدادهای مستقیم و بلاواسطه شکل نمی‌گیرد بلکه همچنین تحت تاثیر تعامل با نیروهای نامحسوس و ناپیدای سازمانی نیز قرار دارد. به طور کلی جو سازمانی ادراکاتی است که افراد از جنبه‌های گوناگون محیط سازمان دارند.

ساختار سازمانی

 طراحان سازمان، ابعاد سازمان را از دو وجه ساختاری و محتوایی مورد بررسی قرار می‌دهند که ابعاد ساختاری بیان‌کننده ویژگی‌های درونی سازمان و ابعاد محتوایی معرف کل سازمان می‌باشند که معرف جایگاه سازمان بوده و بر ابعاد ساختاری اثر می‌گذارند، بنابراین این ابعاد به هم وابسته‌اند. به اختصار عوامل مؤثر در ساختار سازمانی شامل موارد ذیل می‌باشد:

1. اندازه: اندازه سازمان عبارت است بزرگی آن به صورت تعداد افراد یا کارکنان مشخص می‌گردد. بزرگی را می توان با توجه به یک واحد خاص، یک دایره، یک بخش یا کل سازمان مشخص کرد.

2. تکنولوژی سازمان: عبارت است از ماهیت زیر سیستم تولید و شامل عملیات و روش‌های فرآیند تولید می‌شود.

3. محیط: محیط شامل عواملی می‌شود که خارج از مرز سازمان وجود دارند. برخی از این عوامل عبارتند از صنعت، دولت، مشتری، عرضه‌کنندگان کالا و خدمات و مؤسسه‌های مالی. سازمان‌های دیگر از جمله مهم‌ترین عوامل محیطی هستند که بر یک سازمان اثر می‌گذارند.

4. اهداف و استراتژی سازمان: در این مقوله هدف و شیوه‌های رقابتی شرکت که آن را از سایر سازمان‌ها متمایز می‌کند، مشخص می‌شود. معمولاً هدف‌ها به صورت اسناد نوشته هستند که بیان کننده و نشان دهنده مقصود نهایی و همیشگی شرکت می باشند.

استراتژی عبارت است از یک برنامه عملی که به موجب آن شیوه تخصیص منابع و فعالیت های شرکت در رابطه با محیط و در راه نیل به هدف هایش از طریق تشخیص نقاط قوت و ضعف سازمان و فرصت ها و تهدیدهای محیط تعیین می گردد.

هدف ها و استراتژی های سازمان مشخص کننده دامنه فعالیت ها و رابطه ای که سازمان با کارکنان، مشتریان و رقبای خود دارد.

5. فرهنگ: فرهنگ سازمانی مشخص کننده دامنه فعالیت ها و رابطه ای است که سازمان با کارکنان، مشتریان و رقبای خود دارد.

6. سلسله مراتب اختیارات(هرم قدرت): حیطه کنترل و نظارت هر یک از مدیران از طریق سلسله مراتب اختیارات مشخص می شود. هنگامی که حیطه کنترل مدیر محدود باشد، سلسله مراتب اختیارات (در نمودار سازمانی) ارتفاع بیشتری پیدا می کند و هنگامی که حیطه کنترل مدیر وسیع باشد. سلسله مراتب اختیارات ارتفاع کمتری خواهد داشت.

7. پیچیدگی: پیچیدگی را می توان از مجرای سه بعد مورد بررسی قرار داد: عمودی، افقی و فضایی. مقصود از عمودی تعداد سطحی است که در سلسله مراتب اختیارات وجود دارد. پیچیدگی سازمان از نظر افقی، مربوط به تعداد عنوان شغلی یا دوایری است که بصورت افقی در سراسر سازمان وجود دارند. پیچیدگی سازمان از نظر فضایی به محل ها و مناطق جغرافیایی اطلاق می شود.

8. متمرکز بودن: هنگامی که تصمیم گیری ها در سطح بالای سازمان انجام می شود، آن سازمان را متمرکز می نامند. هنگامی که تصمیم گیری ها به سطوح پایین تر سازمان تفویض می گردد، می گویند که سازمان غیر متمرکز است.

سرمایه انسانی

سرمایه انسانی، به زبان ساده به هر چیزی غیر از سرمایه فیزیکی از قبیل اموال، تجهیزات و سرمایه مالی گفته می شود. در قرن گذشته، سهم سرمایه فیزیکی از تولید ناخالص داخلی در اقتصاد کشورهای پیشرفته، با افت شدیدی همراه بوده است؛ در حالی که سهم سرمایه انسانی افزایش یافته است. این افزایش در سهم سرمایه انسانی از تولید ناخالص داخلی، موجب مفهوم اقتصاد دانشی شده است. اشکال مختلف سرمایه انسانی به عنوان نهاده ای در نظر گرفته شده است که وارد فرایند تولید کالاها و خدمات می شوند؛ ولی سرمایه انسانی را نمی توان همچون یک نهاده ساده در نظر گرفت و نقش پیچیده تری در فرایند تولید کالا یا ارایه خدمات دارد. سرمایه انسانی از استعدادی ذاتی برخوردار است که می تواند هم خود را دگرگون کند و هم به دگرگونی یا تعدیل سایر نهاده ها منجر شود و همین ویژگی است که به پویایی همیشگی اقتصاد خواهد انجامید. سرمایه انسانی، به دانش، تحصیلات، شایستگی های کاری و ارزیابی های روان سنجی اشاره دارد.

جذب سرمایه انسانی: جلب و جذب شایسته ترین متخصصین و کارآمدترین نیروهاي انسانی به سازمان موجب هموار شدن مسیر طولانی عملیات اجرایی سازمان در برنامه ریزيهاي کوتاهمدت و بلندمدت خواهد شد و به نوبه خود، کارآمدي سازمان و کارایی افراد را در سطحی بالا تضمین مینماید. جذب سرمایه انسانی عبارت است از فرایند تحقیق و شناخت نیروهاي انسانی که داراي استعدادهاي بالقوه و دانش و مهارتهاي کافی میباشند و تشویق آنان به پیوستن به سازمان.

روشهاي جذب سرمایه انسانی: سازمان براي پر کردن پستهاي خالی ناشی از تغییرات مداوم -از قبیل بازنشستگی، معلولیت، ازدواج، انتقال، ترفیع و بالاخره توسعه مشاغل جدید- باید چاره اي بیندیشد. در این ارتباط، عملیات نیرویابی دو بعد خاص به خود میگیرند. عملیات نیرویابی تنها بر محور نیروي کار موجود در بازار صورت نمیگیرد، بلکه از رهگذر جابجایی شاغلین و نیروي کار فعال در درون سازمان هم انجام میپذیرد. بنابراین، به طور خلاصه، هر گونه تغییر و تحول استخدامی را ناشی از دو منبع میدانیم: منابع داخلی و منابع خارجی موجود در بازار کار.

جذب سرمایه انسانی از داخل سازمان: بسیاري از سازمانهاي بزرگ سعی میکنند جایگاه هاي شغلی بالاي خود را با استفاده از افراد شاغل در پستهای پایین تر یا همتراز تکمیل کنند. این ارتقاء میتواند از طریق جستجوي داخلی در میان کارکنان فعلی -که خواستار ارتقاء میباشند و سیستم مدیریت سرمایه انسانی، آنها را میشناسد- صورت گیرد.

زمانی که عرضه و تقاضاي نیروي انسانی در سازمان در حالت تعادل است، تأکید بر انتصاب و ارتقا خواهد بود و در نتیجه، مدیریت سازمان میتواند سیاست هایی را در راستاي هماهنگی مدیران و کارکنان با نیازهاي سازمان انجام دهد و به کار گیرد. اگر حفظ تعادل در عرضه و تقاضاي نیروي انسانی با رشد و آموزش کارکنان همراه نباشد، ممکن است در بلندمدت موجب رکود و ایستایی سازمان گردد، چون تغییرات در محیط حاکم بر سازمان ممکن است تقاضاي مشتریان را تغییر دهد، و لذا نیاز به خدمات و محصولات سازمان از بین میرود . بنابراین، مدیران با ارائه طرحها و برنامه هاي متناسب با نیازهاي روز باید از کاهش توانایی کارکنان بکاهند.

منظور از منابع داخلی تأمین نیرو به کار گرفتن روشهایی مانند استفاده از کارکنان موجود، انتقال، تنزل و انتصابهاي کارکنان میباشد. معمولاً انتقال، در سازمانها براي پر کردن پستهاي خالی است. انتقال به دو روش انجام میگیرد: ارتقا و جابجایی.

ارتقا: عبارت از تغییر پست یک شخص به پست بالاتر میباشد. همراه با ارتقا حقوق شخص افزایش مییابد. تأمین نیرو از داخل در واقع سیاست پر کردن پستهاي خالی از منابع انسانی موجود و نیز ارتقاي آنها است.

انتقال داخلی: به حرکت افقی یک کارمند در درون سازمان اطلاق میشود.

در این تحقیق، جذب درونی با استفاده از یکی از روشهاي زیر تعریف میشود:

– ارتقاء کارکنان موجود به پست بلاتصدي

– انتقال کارکنان موجود به پست بلاتصدي

جذب سرمایه انسانی خارج سازمان. استفاده از نیروي کار داخل سازمان کافی نمیباشد و ضرورتاً ناگزیر خواهیم بود که سازمان را با خون تازه در تمام واحدها تجهیز نماییم تا بتوانیم هماهنگی لازم را بین نیروهاي داخل و خارج سازمان به وجود آوریم و از هر گونه انحصارطلبی جلوگیري کنیم. تلاشها براي استخدام و جذب از خارج سازمان، شامل تبلیغات (آگهی هاي اینترنتی)، بنگاههاي کاریابی، مدارس، دانشگاهها و سازمانهاي حرفه اي میباشد.

تأثیر جو سازمانی، ساختار سازمانی و سرمایه انسانی بر ارزش کسب و کار الکترونیک

شرکتها و یا سازمانهای بزرگ به دلیل دارا بودن منابع غنی، سعی در تخصیص دادن بیشتر آن در جهت نوآوری در سازمان هستند. هر چند که در این ارتباط افرادی نظرات مخالفی ارائه داده اند و معتقدند که تخصیص منابع برای نوآوری هیچ ارتباطی به بزرگی و کوچکی سازمان ندارد.

سازمانهایی که سطحی از فناوری الکترونیکی را اتخاذ می کنند می بایست مهارت آن را اتخاذ کنند از این رو نیازمند آموزش کارکنان و تکامل سیستم اطلاعاتی است. از این رو می توان گفت که سازمانهایی که از منابع گسترده تری برخوردار هستند بیشتر می توانند نیروی انسانی استخدام کنند و به آنها آموزش ها و مهارتهای الکترونیکی را یاد دهند. شرکتهای بزرگ به دلیل برخورداری از منابع و نیروی انسانی در برخورداری از فناوری اطلاعات و ارتباطات به مشکل کمتری برخوردار می شوند اما سازمان های کوچک و متوسط می توانند از منابع درون سازمانی استفاده کنند  

بالابردن سطح آموزش کارکنان و کارگران یکی از عوامل مهم در افزایش بهینه از کسب و کار الکترونیکی است، درواقع هرچه نیروی انسانی از سطح دانش بالاتری برخوردار باشد امکان سرمایه گذاری در IT و  ICTبیشتر است. علاوه بر آن جنبه نوآوری و ارائه خدمات سازمان نیز بالاتر می رود.

دانش و فرهنگ درون سازمانی عاملی است که سازمان نمی تواند از طریق عوامل برون سازمانی کسب کند از این رو آموزش و فرهنگ سازمان نقش مهمی در جو و ساختار سازمانی دارد که به تبع بر کسب و کار الکترونیک نیز تأثیر می گذارد.

ساختار سازمانی یکی دیگر از عوامل مرتبط با انتشار است. ساختار سازمانی رابطه حاکم بر افراد و گروه هایی است که در جهت کسب اهداف تلاش می کنند و به دو بعد ساختاري (رسمیت، پیچیدگی، تمرکز) و محتوایی (اندازه، فنآوري، محیط، استراتژي) تقسیم میشود . ابعاد ساختاري بیانگر ویژگیهاي درونی سازمان هستند و مبنایی به دست میدهند که میتوان بدان وسیله سازمانها را اندازه گیري یا با یکدیگر مقایسه کرد. ابعاد محتوایی معرف کل سازمان و اهداف آن است که بر ابعاد ساختاري اثر میگذارد. ساختار سازمانی باید به گونه اي طراحی شود که اطلاعات مناسب و به موقع در اختیار مدیران قرار گیرد. نیازهاي اطلاعاتی مدیران، برحسب ماهیت کار و سطح سازمانی آنها و هدفی که دنبال میکنند متفاوت است. افق دید و نگرش مدیران سطوح فوقانی به سازمان و مأموریت هایش به مراتب وسیعتر از مدیران سایر سطوح است. بنابراین، اطلاعاتی که در اختیار این دسته از مدیران قرار میگیرد، باید متناسب با چنین وسعت نظر و کلنگري باشد یافته هاي بعضی از محققان نشان داد که بین ساختار سازمانی و کسب و کار الکترونیکی ارتباط معنیداري وجود دارد، این مطالعات بر اهمیت ساختار سازمانی به عنوان مؤلفه کلیدي در پیاده سازي و کسب و کار الکترونیکی تأکید داشتند .

جو سازمانی یکی دیگر از عوامل مرتبط با کسب و کار الکترونیکی در سازمانها است. این مؤلفه یکی از مفاهیم مهم سازمانی است که مطالعه علمی و دقیق آن ضمن مشخص کردن عوامل اصلی تشکیل دهنده این مفهوم، میزان اثربخشی سازمان را افزایش میدهد و کسب اهداف سازمانی را تسهیل میکند. جو سازمانی ویژگی نسبتاً بادوامی از سازمان است که موجب تمایز آن سازمان از سایر سازمان ها میشود.

همسويي فناوري اطلاعات و كسب و كاردرجه اي است كه كاربردها و زيرساخت فناوري اطلاعات، استراتژي و فرايندهاي كسب و كار را توانمند كرده و شكل مي دهد. همسويي استراتژيك كسب وكار و IT از توسعه شناختي استراتژي هايي كه دانش تركيب شده مديران IT و كسب وكار را منعكس مي كند، ناشي مي شود. همسويي

استراتژيك بالاتر كسب وكار و IT كه يك پيامد از انسجام دانش بين كسب وكار و IT است، برنامه ريزي پروژه هاي مختلف IT را بهبود مي دهد .

 همسويي استراتژيك بالاتر كسب وكار و IT الزامات كسب وكار را قادر مي‌سازد كه به گونه موثرتري تكنولوژي ها و سيستم هاي مناسب تغيير يابند. همسويي استراتژيك پايينتر كسب وكار و IT ممكن است به هدر دادن منابع گرانقيمت IT منجر شود. از این رو توجه به نیروی انسانی در جهت همسویی کسب و کار و فناوری اطلاعات از اهمیت به سزایی برخوردار می باشد.

امروزه سرمایه های انسانی، بزرگترین مزیت رقابتی سازمان ها محسوب می شوند و به کارگیری اثربخش آن‌ها جهت دستیابی به بهره‌وری بهینه‌ی شغلی و سازمانی، از چالش‌های اصلی مدیران سازمان‌ها است. گستردگی این فعالیت‌ها از یک طرف و پیچیدگی تصمیم گیری در مورد آن‌ها موجب شده است تا سیستم‌های جامع مدیریت منابع انسانی مبتنی بر فناوری اطلاعات، بتواند مدیران سازمان‌ها را در رویارویی با چالش‌ها و پاسخ دادن به این نوع سوال‌ها یاری دهد. نرم افزار مدیریت منابع انسانی شرکت فراگستر ابزاری قدرتمند است که علاوه بر پاسخگویی به نیازهای سازمان می تواند مدیریت اطلاعات پرسنلی، صدور احکام، آموزش، و فرآیندهای کاری منابع انسانی را در قالب سیستمی جامع و یکپارچه، پوشش دهد.

تهیه و تنظیم:

شرمینه جمالی کارشناس مسئول عملیات پشتیبانی کیوسک واحد سخت افزار شرکت ناواکو